Für viele KMU beginnt nach den Herbstferien die Planungs- und Budgetierungszeit für das Folgejahr. Für grössere Unternehmen ist der Budgetprozess ein wichtiges Führungsinstrument. Was ist der grosse Nutzen einer Budgetierung und weshalb es auch kleinere Unternehmen nutzen sollten:

• Management by Objectives: Das oberste Führungsgremium sollte im Rahmen der Strategie Ziele definieren, welche im nächsten Jahr zu erreichen sind. Das Management überlegt sich im Rahmen der Budgetierung, welche Massnahmen umzusetzen sind, damit diese Ziele erreicht werden können. Wie viele zusätzliche Stellenprozente, zusätzliche Investitionen für Rationalisierungsmöglichkeiten usw. Der Budgetprozess dient dazu, die Umsetzung für die Zielerreichung zu planen.
• Aktuelle Kosten- und Umsatzanalyse: Aufgrund eines Zwischenabschlusses z.B. per 30. September werden die Aufwendungen und Umsätze kritisch hinterfragt. Fehlentwicklungen werden nicht erst Monate nach dem Jahresabschluss entdeckt. Auslastung von Maschinen, Umsatzveränderungen in Regionen oder Produktegruppen werden kritisch betrachtet und helfen Prognosen für die Zukunft zu machen. Preisverhandlungen bei Lieferanten werden frühzeitig angegangen. Kündigung von überflüssigen Lagerräumen oder die Suche nach neuen Räumen werden vorangetrieben.
• Personal- und Lohnkosten: Diskussionen um Lohnforderungen können in Erfahrungsgruppen oder Arbeitgeberorganisationen frühzeitig geführt werden. Mögliche Anpassungen von Sonderleistungen wie besondere Prämien für Zielerreichung können frühzeitig diskutiert werden.
• Preisgestaltung der Produkte und Dienstleistungen: Wenn die Kosten budgetiert sind und die Verkaufsmengen geplant, ist erkennbar, ob Preise anzupassen sind. Allenfalls sind Preise einzelner Produkte oder Leistungen besonders zu definieren. Sind saisonale Schwankungen mit Aktionen auszugleichen? Auch hier ist gut beraten, wer rechtzeitig die neuen Preise festlegt und sie am Markt durchsetzt.
• Werbebudget: Um die Ziele zu erreichen, müssen allenfalls gewisse Produkte oder Dienstleistungen besonders beworben werden. Ein Werbebudget für das Folgejahr gibt auch die Möglichkeiten mit einzelnen Werbeträgern zu verhandeln.
• Finanz- und Liquiditätsplanung: Nicht nur der Aufwand und die Erlöse sind zu budgetieren, auch die Bilanz wird sinnvollerweise budgetiert. Daraus entsteht die Liquiditätsplanung, welche aufzeigt, ob Sie Darlehen benötigen oder welche Amortisationen sie vornehmen können.
  
  

Diese Fehler gilt es bei der Budgetierung zu vermeiden:

• Das Budget darf nicht unrealistische Grössen enthalten, es soll aber fordern;
• Das Budget darf nicht zu detailliert sein. Ein Budget muss auch mal für Variantenrechnungen verwendbar sein, damit innerhalb kurzer Zeit Zahlenwerte für Entscheidungen vorliegen;
• «Never Change a Budget» gilt auch heute noch. Ist das Budget einmal genehmigt, gilt dies für ein Jahr. Die Forecastrechnung kann aufzeigen, wie sich das Ergebnis entwickelt. Das Budget bleibt.
• Das Budget darf nicht von oben diktiert werden. Die Erarbeitung des Budgets ist auch ein wichtiger Führungsprozess. Die involvierten Personen werden motivierter sein, Massnahmen umzusetzen, um das Budget zu erreichen.
  
  

EXCEL-Tool Liquiditätsplanung

Aus dem Einsatz in verschiedenen Unternehmen hat sich in den letzten Jahren ein Tool entwickelt, mit welchem sich die Erfolgsrechnung wie auch die Liquidität monatlich mit Plan, Ist- und Forecast-Zahlen planen und vergleichen lässt. Gerne unterstützt Sie André Hegglin bei der Einführung dieses Tools.

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